Round Table Zeit und Zutritt: Individualität gefragt 

Mehr als nur Zeiterfassung

Zeiterfassung ist längst mehr als nur das Erfassen der Arbeitszeiten. Mitarbeitende können ohne aufwendiges Login ebenso auf Employee-Self-Service-Funktionen zugreifen oder wichtige interne oder persönliche Informationen abrufen. Nicht so einfach gestaltet sich das für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz, beispielsweise in der Produktion, im Lager oder ähnlichen Örtlichkeiten im Unternehmen. Ihnen bleibt in der Regel nur das Terminal, über das sie üblicherweise ihre Kommt-/Geht-Zeiten erfassen. Mittlerweile bieten Unternehmen derlei Funktionalitäten ebenfalls über entsprechend konzipierte Zeiterfassungsterminals sozusagen als Mehrwert an. Dazu wird laut Wolfgang Blender zum Beispiel der Terminal-Screen in der Mitte gesplittet, wobei auf der linken Seite wie bisher die Zeiterfassung erfolgt, und rechts lassen sich Firmeninformationen abrufen oder wie bei einem Employee Self Service bestimmte Prozesse in Gang setzen.

Ein weiterer Aspekt: Mittlerweile existiert eine Fülle arbeitsrechtlicher Vorgaben, was die Arbeitszeiten in unterschiedlichen Branchen angeht. Hinzu kommen individuelle Betriebsvereinbarungen. Bisher mussten die HR-Verantwortlichen darauf achten, dass alle rechtlichen und vereinbarten Vorgaben eingehalten werden. „Heute gibt es andere Wege, den Mitarbeiter zu erreichen. Zum Beispiel über eine App mit Echtzeit-Hinweis darüber, dass die Höchstarbeitszeit bis zur Pause in soundso vielen Minuten überschritten wird“, sagt Manuel Förster. Beim Überschreiten der maximalen Arbeitszeit werde allerdings der Anwender nicht automatisch ausgebucht, so Förster. Das müsse dieser aktiv selbst tun. „Die Idee dahinter ist, den Mitarbeitenden mit den Zusatzfunktionen zu unterstützen, die jeweiligen Vorgaben automatisiert einzuhalten. Wie diese dann auf diese Informationen reagieren, ist deren Entscheidung.“

„Für unsere Kunden in Spanien ist Automatisierung der Zeiterfassung ein größeres Thema als hier in Deutschland“, antwortet Javier del Rosario auf die Frage nach Zeitwirtschaftslösungen in Spanien. „Während die Automatisierung von Prozessen in spanischen Unternehmen bereits sehr fortgeschritten ist, habe ich den Eindruck, dass man in Deutschland noch nicht überall so weit ist.“ Überhaupt sei die Digitalisierung in Spanien bereits in allen Bereichen viel weiter als in Deutschland, aber erst seit Kurzem schreibe das spanische Arbeitsministerium auch die elektronische Zeiterfassung vor. „In unserer Zeitwirtschaft, die auch eine Zeiterfassung beinhaltet, haben wir eine Reihe von zusätzlichen Lösungen, beispielsweise zur Datenanalyse und Auswertung, zur Aufteilung der Arbeitsaufträge und zur Schichtplanung, integriert. Wir hoffen deshalb, dass wir mit unserem gut auf den deutschen Markt angepassten Portfolio noch eine Menge dazulernen können“, wünscht er sich.

Zutritt und Gebäudemanagement

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sind heute häufig zwei Seiten einer Medaille. Weil die Zeiterfassung in vielen Fällen mit einer Zutrittskontrolle verknüpft ist – ob bereits am Eingang zum Betriebsgelände oder zu Bereichen und Abteilungen im Unternehmen, zu denen nur bestimmte Personen Zutritt erhalten. Im Gebäudemanagement kann heute die KI in Verbindung mit der Zutrittskontrolle mittlerweile wichtige Aufgaben übernehmen. Zum Beispiel, wenn es um die Überwachung des Betriebsgeländes geht, bei dem die KI selbsttätig Aufnahmen auswertet und bei Bedarf den unerlaubten Zutritt bestimmter Personen identifiziert.
Bei Zutrittslösungen werde, ergänzt Wolfgang Blender, die klassische Schlüsselverwaltung zunehmend durch digitalisierte und automatisierte Lösungen ersetzt.

„Hinzu kommt die kontaktlose Zutrittskontrolltechnik, das heißt, neben der RFID-Karte ist das jetzt mehr und mehr das Smartphone, das dann sowohl mit Apple als auch mit Android-Geräten als digitaler Schlüssel – oftmals in Verbindung mit Apps – verwendet werden kann.“ Und weiter: „Dann haben wir die klassische Kombination aus Zeit­erfassung und Zutrittskontrolle mit vielen Mehrwerten für die Mitarbeitenden, aber auch für Betriebsfremde. In Notfällen, zum Beispiel bei einem Brand, kann das System auf Basis von Zutrittsdaten erkennen, welche Personen im Gebäude sind. An einem Sammelplatz wird geprüft, wer da ist und wer sich noch im Gebäude befindet. Es ist auch wichtig, neben der Rolle des ‚einfachen Mitarbeitenden‘ deren Zusatzrolle (Ersthelfer, Feuerwehr) bei Brand- und Evakuierungsmaßnahmen zu kennen. Dies ist auch bei Schichtplanungen zu berücksichtigen.“

„Das stimmt, da ist heute auf mehreren Ebenen technologisch bereits relativ viel möglich“, stimmt Raphael Müller seinem Kollegen Blender zu. „In der Schweiz kenne ich beispielsweise ein Unternehmen, das auf Grundlage eines Gangmusters Zutritte zuteilen oder sperren kann, denn scheinbar hat jeder Mensch eine ganz individuelle Gangart.“ Interessant sei auch die Verknüpfung der Einsatzplanung mit dem Zutritt. „Dann erhält ein Mitarbeiter nur Zutritt zum Areal oder Gebäude, wenn er auch tatsächlich für diese Schicht eingeplant ist“, erklärt Müller. Bei den Zutrittstechnologien müsse man aber stets die Datenschutzaspekte im Auge behalten, gerade bei biometrischen Daten. „Was die aktuellen Trends angeht, ist das ein spannender Markt“, urteilt der Sales Director. „Doch was sich letztendlich gerade von den neuen Technologien langfristig durchsetzt, wird sich zeigen.“

„Ich möchte das, was Wolfgang Blender über den Einsatz verschiedener Technologien im Bereich Zeit und Zutritt vorhin sagte, ebenfalls ergänzen“, kommentiert Rainer Füess die Ausführungen seines Kollegen. „Wir sehen darüber hinaus, dass es weiterhin eine Kombination der Online-Zutrittskontrolle über verkabelte Terminals, beispielsweise für den Außenbereich und über nicht verkabelte Lösungen in den Innenbereichen, gibt. Da geht es auch um die entsprechenden Sicherheitsanforderungen, die bei solchen Projekten üblich sind.“ Er verweist auf OSS, Open Security Standard, für Sicherheit, Flexibilität und Interoperabilität in Zutrittskontrollsystemen, durch den unterschiedliche Systeme nahtlos miteinander zusammenarbeiten können. Füess: „Wir haben hier entsprechende Möglichkeiten zur Anbindung nicht nur für die reine Zutrittssteuerung, sondern auch für Einbruch- und Brandmeldeanlagen, Tür-Überwachung und ähnliche Szenarien.“

Die Cloud – das „New Normal“?

Seit mehr als zehn Jahren beschäftigt die Software-Emigration in die Cloud Organisationen und im Speziellen HR mit seinen personalrelevanten Daten und Prozessen. Die anfängliche Skepsis gegenüber der Technologie ist allerdings längst ausgeräumt, die Vorteile liegen auf der Hand. „Insbesondere für die kleinen Unternehmen, die jetzt an die Einführung einer Zeit­erfassung denken, ist die Cloud eine gute Wahl“, sagt Rainer Füess. Es gibt viele Vorteile, die dafür sprechen, vor allem, wenn das Unternehmen selbst nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügt. Für diese Unternehmen ist eine Zeiterfassung in der Cloud sehr komfortabel, weil sie sich um den eigentlichen Betrieb der Lösung nicht mehr kümmern müssen. Zusätzlich überzeugen meistens Kosten und Effizienz dieser Lösungen.

„Wir erkennen einen ganz drastischen Trend zur Cloud. Die Vorteile für Verfügbarkeit, Sicherheit und Compliance, Kosteneffizienz, Skalierbarkeit, nahtlose Integration und Innovation liegen auf der Hand“, sagt Thomas Schibschid zur neuen Cloud-Normalität. „Wir merken es auch in unserem Bestandskundenumfeld, in dem wir viele sehr langfristige On-Premises-Installationen haben, die sich mit immer mehr Schwung auch in die Cloud-Welt bewegen.“

Den einzigen Hemmer, in die Cloud zu gehen, sieht Schibschid noch in den vielen Private-Cloud-Anbietern, die eigentlich nur fremd gehostete On-Premises-Lösungen und keine nativen Cloud-Systeme seien. Das halte etliche Unternehmen noch vom zügigen Umstieg in die native Cloud-Welt ab. Selbst Cloud-Skeptiker seien, nicht zuletzt angesichts steigenden Kostendrucks, mit der Option, in der Cloud produktiver und effizienter sein zu können, gedanklich für das Thema offen. Thomas Schibschid ist überzeugt, dass Unternehmen sich auf immer schnellere Veränderungen einstellen müssen, die man noch nicht umfassend antizipieren könne. „Wer sich heute nicht für die Zukunft rüstet, einfach, weil im Moment alles gut läuft, braucht sich nicht zu wundern, wenn er in ein paar Jahren nicht mehr wettbewerbsfähig ist.“

„Trotzdem gibt es noch irrsinnig viele Bestandskunden, die nach wie vor nicht in der Cloud sind“, fügt Wolfgang Blender hinzu. „Ich schätze mal, unter dem Strich sind es sicher über 50 Prozent, die noch mit On-Premise-Lösungen arbeiten. Natürlich beschäftigen die sich auch mit der Cloud-Thematik, aber viele haben drängendere operative Herausforderungen, als sich um diese Form der Transformation zu kümmern. „Dann heißt es, wir haben zuerst noch andere Aufgaben zu lösen, bevor wir mit der Zeitwirtschaft in die Cloud gehen – heute und morgen müssen wir noch nicht.“ Er meint, es könne durchaus noch zehn Jahre dauern, bis alle Kunden auf die Cloud modernisiert hätten.

Auch Rainer Füess bestätigt, dass es in deren Kundenstamm noch zahlreiche Anwender gibt, die mit ihren alten Inhouse-Installationen zufrieden sind: „Wir haben noch etliche Kunden, die ihr bisheriges System nutzen wollen, solange es gut funktioniert, die Kosten überschaubar sind und es ihren Bedürfnissen genügt.“

Flexibilisierung und Mitarbeiterengagement

Zum Abschluss des Roundtables unterhielten sich die Experten über das Engagement der Mitarbeitenden im Unternehmen und deren Verständnis zu einer flexibilisierten Arbeitswelt. Nach Überzeugung von Thomas Schibschid geht es beim Thema Flexibilität und Mitarbeiterengagement nicht nur darum, wie man Mitarbeitende halten kann. Durch Digitalisierung und starke Digitalisierungspartner wie ATOSS müsse man Strukturen schaffen, die schnelle und gezielte Reaktionen auf neue Anforderungen und die zunehmende Komplexität ermöglichen. Er erzählt hierzu von deren Kunden Hornbach, der, während alle anderen Baumärkte Schwierigkeiten hatten, Personal zu finden, mit dem Modell „Arbeitszeit nach Maß“ großen Erfolg hatte. Hornbach konnte Mitarbeitende mit den unterschiedlichsten Arbeitszeit-Präferenzen in die Planung integrieren und diese ohne Umsatzeinbußen zielgerichtet einsetzen. „Damit hatte das Unternehmen gleichzeitig Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.“ Das werde, so Schibschid abschließend, aber nur funktionieren, wenn zuerst die Prozesse angepasst und dann die Mitarbeiter wirklich selbstbestimmt in die Prozesse integriert würden.

„Bei uns sind die Ansprüche der Mitarbeitenden im Hinblick auf Flexibilisierung nicht so ausgeprägt wie offensichtlich in Deutschland“, vermutet Javier del Rosario. Die hierarchischen Strukturen in den Unternehmen seien auch noch etwas starrer als in deutschen Unternehmen, fügt er hinzu. Unternehmen würden allgemein auch nicht so flexibel auf private Belange der Mitarbeitenden eingehen, beispielsweise wenn ein Kind erkranke und die Mutter oder der Vater deshalb zu Hause bleiben müsse. „Da müssen die Mitarbeitenden in der Regel selbst eine Lösung finden.“ Allerdings litten die Unternehmen, wie hier auch, unter einem Fachkräftemangel. Daher, denkt er, müssten sich die spanischen Arbeitgeber zwangsläufig stärker auf die Anforderungen der Mitarbeitenden einstellen, wenn sie für diese als Arbeitgeber attraktiv sein wollten.

Auf die Frage, wie die Anforderungen der Mitarbeitenden in der Schweiz vor allem in puncto Flexibilität von Arbeitszeit und -ort sind, antwortet GFOS-Experte Raphael Müller, der seinen Sitz in der Schweiz hat: „Umfragen bestätigen, dass die Schweizer Arbeitnehmer innerhalb Europas tatsächlich die höchsten Ansprüche diesbezüglich haben. Etwas überspitzt formuliert will man, was den Arbeitsplatz angeht, keinerlei Einschränkungen haben, ebenso nicht, was das Thema zeitliche Flexibilität angeht. Deshalb müssen Arbeitgeber – die Arbeitslosenquote ist noch niedriger als in Deutschland – noch mehr auf die Wünsche der Mitarbeitenden eingehen als in Deutschland.“