Update vom 18. Oktober 2024:
Das vom Bundestag beschlossene Bürokratieentlastungsgesetz ist heute vom Bundesrat abgesegnet worden. Da das Gesetz am ersten Tag des auf seine Verkündung im Bundesgesetzblatt folgenden Quartals in Kraft tritt und die Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt zügig geht, wird es die Bürokratieentlastung ab dem 1. Januar 2025 geben. Die Bundesregierung erwartet finanzielle Entlastungen in Höhe von 944 Millionen Euro pro Jahr.
Das müssen Sie wissen:
- Die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Nachweise können künftig auch in elektronischer Form erfolgen, sofern das Dokument für die Beschäftigen zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber die Beschäftigten mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
- Beschäftigte können verlangen, dass ihnen die Nachweise doch schriftlich (also mit Originalunterschrift auf Papier) erteilt werden.
- Die neue Textform gilt nicht für Beschäftigte, die in einem Wirtschaftsbereich oder -zweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind – beispielsweise im Baugewerbe, in der Gastronomie sowie in der Fleischindustrie.
- Viele Arbeitgeber haben die Nachweise bislang im Arbeitsvertrag erteilt. Dies ist auch künftig möglich, wie sich aus § 2 Absatz 5 des neuen Nachweisgesetzes ergibt.
- Befristungen, mit Ausnahme der Befristung auf die Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung, müssen Arbeitgeber weiterhin schriftlich oder per qualifizierter elektronischer Signatur vereinbaren.
Artikel vom 22. März 2024:
Die Entscheidung der Fraktionen von SPD, Grünen und FDP, in den Gesetzentwurf zur Bürokratieentlastung einen weiteren Passus zur Textform von Arbeitsverträgen einzufügen, stößt bei Fachleuten überwiegend auf Zustimmung. Die nun getroffene Vereinbarung sieht vor, dass statt der Schriftform für die Arbeitsvertragsbedingungen künftig die Textform ausreicht. Damit kann der Abschluss eines Arbeitsvertrags komplett per E-Mail ablaufen. Das Abschließen eines Arbeitsvertrages war genauer gesagt auch bislang schon möglich, doch der Nachweis über die Vertragsbedingungen musste schriftlich vorliegen.
Nur wenn Arbeitnehmende dies verlangten, müsse der Arbeitgeber ihnen nun einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. In der vergangenen Woche hatten sich die Koalitionäre bereits bei Arbeitszeugnissen auf die Textform geeinigt.
Verena Pausder, Vorstandsvorsitzendes des Startup-Verbandes, zeigte sich angesichts der Ergänzung zu dem Gesetz zufrieden: „Weg mit dem Papierkram, hin zu einfacheren digitalen Prozessen. Eine solche Änderung ist eine sehr gute Nachricht für Startups, aber auch für die deutsche Wirtschaft insgesamt“, kommentierte Pausder. Ähnlich positiv fällt die Reaktion von Arbeitgeberpräsident Rainer Dulger aus: „Das ist endlich was: ein guter Schritt zur Entbürokratisierung.“ Ein direktes Lob schickte Dulger dann auch noch an die Liberalen: „Wir bedanken uns bei den Fraktionen, die das ermöglicht haben – allen voran der FDP-Fraktion im Deutschen Bundestag.“
Auch die HR-Szene hat bereits reagiert. BPM-Präsidentin Inga Dransfeld-Haase: „Das ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem flexibleren Arbeitsmarkt in Deutschland. Mit dieser simplen Änderung werden zusätzlich zahlreiche Personalmanagerinnen und -manager entlastet und Verwaltungsprozesse entschlackt.“ Besonders zu befürworten sei, dass zukünftig auch Arbeitnehmerüberlassungsverträge per E-Mail abgeschlossen werden dürfen.
Reform mit Einschränkungen
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind – beispielsweise im Baugewerbe, in der Gastronomie sowie in der Fleischindustrie – soll die Schriftform bei der Nachweiserteilung übrigens erhalten bleiben.
Eine weitere Einschränkung: Die Textform ist nur dann möglich, sofern das Dokument für die Mitarbeitenden zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Dadurch werde klargestellt, dass durch die Übermittlung des Nachweises in Textform den Anforderungen des Nachweisgesetzes vollumfänglich Genüge getan wird. Hier sieht Arbeitsrechtler Alexander Bissels einen Knackpunkt. „Dies kann bei E-Mails, bei denen keine Empfangsbestätigung erfolgt, schwierig werden“, kommentiert der Partner der Kanzlei CMS auf Linkedin. Wenn der Arbeitgeber die Lesebestätigung in der Mail anfragt, sei es zusätzlich notwendig, dass der Arbeitnehmende diese Bestätigung dann auch an den Arbeitgeber zurücksendet.
Zudem gebe es gewisse Unklarheiten: Wie eingangs beschrieben, muss der Arbeitgeber seinem Mitarbeitenden bei Verlangen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. „Ob dies dergestalt zu verstehen ist, dass die strenge Schriftform zu beachten ist oder dass auch die qualifizierte elektronische Signatur in Betracht kommt, ist nicht eindeutig“, kritisiert Bissels. Weiterhin stehe noch nicht fest, ob die Textform auch bei befristeten Verträgen ausreicht. Dies werde sich erst mit dem Gesetzestext zeigen.
Sven Frost betreut das Thema HR-Tech, zu dem unter anderem die Bereiche Digitalisierung, HR-Software, Zeit und Zutritt, SAP und Outsourcing gehören. Zudem schreibt er über Arbeitsrecht und Regulatorik und verantwortet die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft.
Gesine Wagner ist hauptverantwortlich für die Themen Arbeitsrecht, Politik und Regulatorik und ist Ansprechpartnerin für alles, was mit HR-Start-ups zu tun hat. Zudem verantwortet sie die Erstellung der zahlreichen Newsletterformate sowie unser CHRO-Panel.
