HR-Software: Wie man dem IT-Dschungel entkommt

Wir beginnen unsere Reise in einer Welt, die es so sehr selten gibt: Eine HR-IT-Welt, in der sämtliche Systeme nahtlos miteinander kommunizieren. Vom ersten Kontakt mit potenziellen Talenten bis zum Offboarding läuft jeder Prozess automatisiert, transparent und reibungslos ab. Die digitale Personalakte wächst mit den Mitarbeitenden, dokumentiert Kompetenzen, Erfolge und Weiterbildungen.

Und am allerbesten: Personalerinnen und Personaler müssen ihre Zeit nicht mehr mit schnöden administrativen Aufgaben verbringen, sondern nutzen datenbasierte Analysen, um strategische Entscheidungen zu treffen. Künstliche Intelligenz prognostiziert Mitarbeiterfluktuation, schlägt individuelle Karrierepfade vor und sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung der Employee Experience. Compliance und Datenschutz sind nicht mehr eine ständige Herausforderung, sondern werden durch integrierte, selbstüberwachende Sicherheitssysteme automatisch gewährleistet. Jede Abteilung – von HR über IT bis zum Controlling – greift auf ein einziges, harmonisiertes System zu, das in Echtzeit alle relevanten Kennzahlen bereitstellt.

Leider ist diese HR-IT-Welt zu schön, um wahr zu sein. Denn die Realität in den meisten deutschen Unternehmen sieht noch ganz, ganz anders aus. Dort nämlich müssen sich die Personalerinnen und Personaler mit einem Flickenteppich aus verschiedenen Systemen herumschlagen. Die Anzahl der digitalen Tools und Apps, die Unternehmen für ihre HR-Prozesse nutzen, ist enorm. Und oft führt dieser technologische Wildwuchs eben nicht zu mehr Effizienz, sondern zu Verwirrung.

Die Fragmentierung erschwert die Arbeit

Der „State of the Frontline Workforce Report 2024“ des Softwareherstellers Quinyx zeigt, dass 44 Prozent der Beschäftigten mindestens zwei digitale Tools oder Apps im Arbeitskontext nutzen, während sieben Prozent sogar mehr als sechs Anwendungen einsetzen. In Gesprächen hört man immer wieder von Unternehmen, die zum Beispiel nach Übernahmen auf einer drei- oder vierstelligen Anzahl von unterschiedlichen, oft nicht miteinander kompatiblen Lösungen, sitzen.  Diese Fragmentierung erschwert die Arbeit, weil essenzielle Funktionen fehlen oder nicht zweckmäßig sind, bemängeln die Quinyx-Studienmacher.