Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: So lässt sie sich umsetzen

Frage an die HR-Werkstatt: Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird in Deutschland Einzug halten. Aber wie lässt sie sich im Homeoffice umsetzen?

Es antwortet: Benjamin Reif, Gründer und Geschäftsführer von Sawayo

Dass die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kommt, das steht seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Mai 2019 fest. Derweil hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales den Entwurf eines Gesetzes zur mobilen Arbeit vorgelegt. Auch nach der Corona-Pandemie sollen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice ermöglichen. Arbeitgeber und Personalabteilungen fragen sich nun: Wie setze ich die Zeiterfassungspflicht im Homeoffice um?

Welche rechtlichen Grundlagen gibt es?

Verlässlich, objektiv und zugänglich soll das System zur Erfassung der Arbeitszeit sein, das Arbeitgeber aller Mitgliedstaaten der EU ihren Mitarbeitern einrichten müssen. So lautet das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 14. Mai 2019. Ziel des Urteils ist in erster Linie die Stärkung des Arbeitnehmerschutzes, speziell des Grundrechtes der Arbeitnehmer auf die Einhaltung von Ruhezeiten und die Begrenzung der wöchentlichen Arbeitszeit. In Deutschland müssen bisher lediglich Mehrarbeit, Überstunden sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden. Dennoch orientieren sich Richter bei ihren Urteilen schon jetzt am EuGH.

Auch die gesetzlichen Regelungen hinsichtlich des Homeoffice nehmen Fahrt auf. Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung verabschiedet. Diese nimmt Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen in die Pflicht, „im Fall von Bürotätigkeiten oder vergleichbaren Tätigkeiten“ mobiles Arbeiten anzubieten sowie anzunehmen. Die Verpflichtung wurde bis zum 30. Juni 2021 verlängert.

Aber auch unabhängig der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung verfolgt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Einführung einheitlicher Regelungen zum Homeoffice. Mindestens 24 Tage mobile Arbeit im Jahr forderte es in einem ersten Gesetzentwurf im Oktober 2020. Der Entwurf scheiterte noch vor der Ressortabstimmung.

Einen zweiten Entwurf hat das BMAS nun am 14. Januar 2021 vorgelegt: Anstatt eines verbindlichen Rechtsanspruches auf mobile Arbeit, sollen Arbeitgeber das Thema zumindest erörtern müssen. Sollten sie die Wünsche des Beschäftigten hinsichtlich Beginn, Dauer, Umfang und Verteilung ablehnen, muss das form- und fristgerecht geschehen. Frühestens vier Monate nach Ablehnung soll der Arbeitnehmer erneut einen Antrag stellen dürfen. Erreicht werden soll dies über eine Änderung der Gewerbeordnung sowie eine Anpassung des Sozialgesetzbuches.

Für Arbeitnehmer, die nach der Corona-Pandemie nicht nur ab und zu, sondern regelmäßig mobil arbeiten, soll künftig die gesamte Arbeitszeit täglich vollständig erfasst werden.

Worauf muss der Arbeitgeber nun achten?

Ob im Unternehmen oder im Homeoffice: Die Regeln hinsichtlich der Zeiterfassung unterscheiden sich nicht.

Die Höchstgrenze der zulässigen Arbeitszeit und die Länge der Ruhepausen regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Um die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen, beschränkt das Gesetz die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden.

Fällt einmal mehr Arbeit an, kann der Beschäftigte seinen Arbeitstag um zwei Stunden verlängern. Die anfallende Mehrarbeit muss dann innerhalb der nächsten sechs Monate abgebaut werden. Im Durchschnitt darf innerhalb von sechs Monaten aber nicht länger als acht Stunden pro Werktag gearbeitet werden.

Das klingt nicht nur kompliziert, sondern ist ohne kontinuierliche Arbeitszeiterfassung kaum nachzuweisen. Im Streitfall ist für Arbeitgeber Vorsicht geboten. Dokumentationslücken oder gar fehlende Arbeitszeiterfassung werden vor Arbeitsgerichten in aller Regel zugunsten der Beschäftigten ausgelegt. Im Gegensatz dazu kann eine detaillierte Arbeitszeiterfassung vor Gericht als starkes Argument für den Arbeitgeber gewertet werden und hohe Kosten verhindern.

Da sich im Streitfall deutsche Gerichte bereits heute auf das EuGH-Urteil berufen, obwohl eine generelle Pflicht zur umfassenden Arbeitszeiterfassung noch nicht existiert, empfiehlt sich schon aus Selbstschutz die Einführung eines Zeiterfassungssystems. Eine gesetzliche Neuregelung mit Zeiterfassungspflicht ist in Deutschland bald zu erwarten. Daher sollten Arbeitgeber folgende Daten ihrer Mitarbeiter erfassen:

• Arbeitsbeginn
• Arbeitsende
• Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit
• Ruhezeiten

Ausgenommen von dieser Aufzeichnungspflicht sind:

• Personen, die über 76.200 Euro (Westdeutschland), bzw. 68.400 Euro (Ostdeutschland) jährlich verdienen. Hier ist die zusätzliche Arbeitszeit im Gehalt inbegriffen.
• Personen, deren Berufsfeld als „Dienst der höheren Art“ kategorisiert wird, z.B.: Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Steuerberater, Politiker

Wie Unternehmen Stunden aufzeichnen, stellt der Europäische Gerichtshof frei. Das System muss allerdings objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Vor dem Hintergrund der mobilen Arbeit kann hier eine digitale Stundenerfassung Sinn ergeben.

Fünf Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung

• Gesetzeskonform: Moderne Programme erfüllen die Vorgaben des EuGHs der Verlässlichkeit, Zugänglichkeit und Objektivität – Kriterien, die bei der manuellen Erfassung nur schwer garantiert werden können. Auch Datenschutzvorgaben lassen sich durch digitale Anwendungen schnell und einfach berücksichtigen.
• Zeitsparend: Aufwändige Berechnungen der Arbeitszeit oder Datenübertragungen in die Lohnabrechnung laufen bei App- und Softwareprogrammen häufig automatisiert.
• Zuverlässig: Missgeschicke bei Berechnungen oder der manuellen Datensicherung müssen mit einer digitalen Lösung nicht befürchtet werden.
• Übersichtlich: Keine chaotischen Papierstapel und unübersichtlichen Tabellen – ein Großteil der verfügbaren digitalen Optionen bereitet die Daten übersichtlich und geordnet auf.
• Flexibel: Digitale Lösungen gibt es ortsunabhängig für den Browser oder als App praktisch auf das Smartphone.

Fazit

Die Anpassung des Arbeitszeitgesetzes ist infolge des Urteils durch den Europäischen Gerichtshof nur noch eine Frage der Zeit. Die Überarbeitung des deutschen Arbeitszeitgesetzes ist bereits in der Umsetzung. Eine einheitliche Regelung im Umgang mit mobiler Arbeit verfolgt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Wer regelmäßig im Homeoffice arbeitet, dessen Arbeitszeit soll täglich vollständig erfasst werden.

Digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung erweisen sich dabei als sicher, kosteneffizient und zukunftsorientiert. Sie sparen nicht nur Zeit, sorgen für eine übersichtliche Sammlung und Archivierung aller Daten und berücksichtigen jegliche Datenschutzbestimmungen – in ihrer Verlässlichkeit, Objektivität und Zugänglichkeit entsprechen sie auch im vollen Umfang den Vorgaben des EuGH.