Wie muss ein Büro in der Zukunft aussehen? Für Malin Augustin ist die Antwort klar: „Es braucht einen Ort, an dem die Kultur gefördert werden kann.“ Augustin ist bei dem Hamburger Unternehmen New Work SE, zu dem unter anderem die Onlineplattformen Xing und Kununu gehören, Team Lead Employer Branding DACH. „Unsere Kultur ist geprägt durch persönliche Nähe“, erklärt Augustin. „Das Menschliche steht bei uns im Vordergrund. Wir legen viel Wert auf Partizipation, eine Duz-Kultur, die auch den Vorstand einschließt sowie das gemeinsame Feiern von Erfolgen.“
Das habe auch eine Rolle gespielt beim Umzug des Unternehmens in den „New Work Harbour“ in der Hamburger Hafencity im September 2021. Wichtig sei es nach den Erlebnissen in den Corona-Lockdowns gewesen, dass die neuen Büros so gestaltet werden, dass Mitarbeitende gerne dorthin kommen und sich mit dem Ort identifizieren. „Deshalb haben wir Mitarbeitende von Beginn an einbezogen“, so Augustin. „Damit haben wir auch versucht, Zweifler zu überzeugen, die es sich im Homeoffice gemütlich gemacht haben.“
Bei der New Work SE entschied man sich für eine Umfrage, um zu erfassen, was den rund 900 Mitarbeitenden in Deutschland, die bislang auf mehrere Standorte verstreut waren, wichtig ist. Dabei kristallisierte sich unter anderem der Wunsch nach einem Multi-Space-Konzept heraus, also einem Bürokonzept, das sowohl Ruhe- als auch Konferenz- und Gruppenarbeitsräume bietet. Außerdem wünschten sich die Mitarbeitenden wieder mehr Treffen in Präsenz und Möglichkeiten, um Erfolge gemeinsam zu feiern.
Im Anschluss an die Umfrage wurden aus den Reihen der Mitarbeitenden sogenannte „Change Champions“ ernannt, die Budget zur Verfügung gestellt bekamen, um Räume des Büros nach ihren und den Wünschen der Mitarbeitenden zu gestalten, die sie vertraten. Diese Personen waren quasi als Raum-Paten federführend für die Raumgestaltung verantwortlich. Jeder und jede Beschäftigte konnte sich als Change Champion bewerben, das wichtigste Auswahlkriterium war, dass diese Mitarbeitenden im Unternehmen gut vernetzt waren. Dabei sollen sich die Räume auch nach dem Einzug weiter verändern und mit der Zeit an die sich ändernden Wünsche der Mitarbeitenden angepasst werden können. Die für die Räume Zuständigen können also weiterhin auf Mitarbeiterwünsche eingehen und Veränderungen am Raum vornehmen – je nach tatsächlichem Bedarf.
Im New Work Harbour teilen sich rund zwei Mitarbeitende einen klassischen Schreibtisch. Denn auch hier wird vermehrt hybrid – aus dem Homeoffice beziehungsweise mobil und aus dem Büro – gearbeitet. „Die Mitarbeitenden müssen sich aber keine Sorgen machen, jeder findet immer einen Arbeitsplatz“, sagt Christoph Stanek aus der Kommunikationsabteilung des Unternehmens. Auch die Arbeitszeiten können sich die Mitarbeitenden frei aussuchen – in Absprache mit den Vorgesetzten und Teamkollegen.
Für die Akzeptanz des Projekts sei es von Vorteil gewesen, dass seine Umsetzung in die Zeit der Corona-Pandemie fiel, glaubt Stanek. „Weil das Change-Projekt in eine Change-Zeit fiel, musste die Belegschaft nicht erst besonders überzeugt werden.“ Die Mitarbeitenden seien auf Veränderung eingestellt gewesen.
Trotzdem wollte das Unternehmen die Potenziale des Projektes beleuchten und der Belegschaft erklären. Hilfe bekam es dabei von der Kommunikationsagentur „Hey Now“, der Hamburger Digitalagentur für Talent Communication. „Vor allem ging es darum, mittels einer extra aufgesetzten Plattform Lust auf die neuen Räume zu machen, die als Hub für alle Kommunikationsmaßnahmen fungierte“, erklärt Svenja Wiegemann, Gründerin und Creative Director der Agentur. Dabei setzten die Kommunikationsexpertin und ihr Team auf den Faktor Neugier: „Wir haben die besonderen Räume in einer digitalen Vorschau nie ganz gezeigt.“ Das Kommunikationskonzept habe auf Unterhaltung, Vorfreude und Interaktion gesetzt. So konnten die Mitarbeitenden den Räumen beispielsweise einen Namen geben. Bis zum Einzug wurden die Mitarbeitenden ständig per Plattform über den aktuellen Stand der Bauarbeiten und des Umzugs informiert.
„Besonders wichtig ist es, die Menschen mitzunehmen und sie partizipieren zu lassen“, fasst Christoph Stanek den Prozess zusammen. Das steigere die Akzeptanz für Veränderungen allgemein. Wie viel das Projekt gekostet hat, möchte das Unternehmen nicht sagen. „Wir können sagen, dass das Projekt ein Erfolg war“, sagt Malin Augustin. „Die allermeisten Mitarbeitenden sind begeistert und fühlen sich wohl, wie sie uns spiegeln.“ Das neue angemietete Bürogebäude entspräche nicht nur den Anforderungen der Mitarbeitenden und der Marke, es biete genug Möglichkeiten, sich auch in Zukunft an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden anzupassen.
Tim Stakenborg war bis Sommer 2024 Redakteur bei der Personalwirtschaft.
