Es soll schnell gehen und trotzdem möglichst alles mitbedacht werden, wenn Unternehmen in Deutschland geflüchteten Menschen aus der Ukraine einen Job bereitstellt. Einzelne HR-Abteilungen haben dafür einen separaten Bewerbungsprozess für Geflüchtete aus dem Kriegsgebiet in Osteuropa eingerichtet: Unter dem Begriff Fast Track Employment (zu Deutsch: schnelle Einstellung) möchten sie das Recruiting von Betroffenen verkürzen, ihnen aber trotzdem zusätzliche Hilfsangebote anbieten. Eine schwierige Aufgabe, vor allem auch, weil sich das Programm potenziell nicht nur an die bereits geflüchteten 300.000 Menschen richtet (Bundespolizei, Stand: 4. April), sondern auch an solche, die sich noch in der Gefahrenzone befinden. Drei Unternehmen zeigen, wie ein Fast-Track-Employment-System aussehen kann.
Vom Groben ins Individuelle bei Vodafone
Vodafone war eines der ersten Unternehmen, das Geflüchteten aus der Ukraine auf schnellem Wege eine neue Arbeit anbieten wollte und seinen Bewerbungsprozess für die Betroffenen verändert hat. Im neuen Prozess fungiert das Unternehmen eher als Dienstleister, der den Geflüchteten einen geeigneten Job vermittelt, und nicht als kritischer Türsteher. „Wir haben eine Sammelausschreibung erstellt, auf die sich ukrainische Geflüchtete bewerben können“, sagt Ute Brambrink, Pressesprecherin bei Vodafone. Dort könne sich erst einmal jeder Interessierte ohne Bezug auf eine spezielle Position nur für die Arbeit bei der Mobilfunkgesellschaft bewerben.
„Einzelne Recruiter und Recruiterinnen prüfen dann, welche Stellen passen könnten und leiten Interviews in die Wege.“ Dabei suchen sie im Pool der passenden Positionen nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern in allen zwölf Landesgesellschaften – beispielsweise in Ungarn und Tschechien. Geeignete Jobs finden sich laut Brambrink für die Menschen aus der Ukraine vor allem in der IT, im digitalen Bereich und überall dort, wo primär Englisch die Arbeitssprache ist. In den ersten 14 Tagen seit Bestehen der Fast-Track-Bewerbung – vom 11. März an – haben sich nach Angaben des Unternehmens über den verkürzten Recruiting-Prozess mehr als 100 Menschen beworben. Die ersten Einstellungszusagen wurden bereits vergeben. Den neuen Mitarbeitenden wird nun beim Umzug und den anstehenden behördlichen Pflichten geholfen.
Um all das zu bewerkstelligen, hatte Vodafone kurz nach Kriegsausbruch eine Task-Force eingerichtet, die für das Projekt verantwortlich war. Eine ihrer Hauptaufgaben: „Wichtig ist aus unserer Sicht eine frühe Einbindung aller Parteien, die am Einstellungsverfahren beteiligt sind“, sagt Brambrink. Zudem empfahl das HR-Team von Vodafone, alle Mitarbeitende in die Bewerbung des Jobangebots für geflüchtete Menschen aus der Ukraine miteinzubeziehen – beispielsweise, indem sie Social Media Posts des Unternehmens zur Fast-Track-Bewerbung teilen.
Klare, aber flexible Prozesse bei Zalando
Social Media kann auch eine zentrale Rolle im schnelleren Recruiting-Prozess spielen, wie Zalando festgestellt hat. Interessierte müssen sich nicht mit einem Lebenslauf bewerben, sondern können stattdessen ihr Linkedin-Profil verlinken. Wer ein solches nicht hat, kann laut einer Zalando-Sprecherin in einem Formular kurz seine bisherigen Erfahrungen beschreiben. Danach folgen meist virtuelle Bewerbungsgespräche, für die der Online-Versandhändler den Bewerbenden, wenn nötig das technische Equipment stellt. Erste Ukrainerinnen und Ukrainer konnten auch bei Zalando bereits eingestellt werden. Sie beginnen in den kommenden Wochen ihre neue Arbeit in den Bereichen Tech (Product Design), Recruitment und Creative Production.
Wie konnte das ermöglicht werden? Bei Zalando wurde eine Arbeitsgruppe geschaffen, die zunächst verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten zum Hiring von Talenten aus der Ukraine untersucht hat. Dabei fiel auch die Entscheidung, zweigleisig zu fahren und neben dem eigenen Fast-Track-Employment-System auch mit neu gegründeten Jobplattformen für ukrainische Kandidatinnen und Kandidaten wie beispielsweise UA Talents und imagineUkraine zusammenzuarbeiten. Das Unternehmen schaltet auf diesen Portalen Stellenanzeigen.
Egal über welchen Weg sich Bewerbende melden, drei Dinge seien essenziell beim schnellen Recruiting: „Von Beginn an sollten klare Prozesse definiert und dabei unterschiedliche Szenarien mitgedacht werden“, sagt die Zalando-Sprecherin. „Gleichzeitig sollte der Prozess es zulassen, Fälle individuell zu betrachten, und es ist von Vorteil, eine Kollegin oder einen Kollegen im Team zu haben, die oder der Ukrainisch sprechen und übersetzen kann.“
Rundum-Paket bei Sixt
Wie wichtig eine gemeinsame Sprachbasis ist, hat auch das HR-Team von Sixt gemerkt, als es ein Fast-Track-Employment-System eingerichtet hat. Vor allem da ein zentraler Teil des schnellen Recruitings beim internationalen Mobilitätsanbieter ein individuelles Beratungsgespräch ist. Ein solches findet nach der Einreichung der Bewerbung für alle Bewerbenden – bisher waren es innerhalb einer Woche mehr als 100 – statt. „Dies können wir aber nur anbieten, wenn die Sprachkenntnisse es zulassen und sie Englisch oder die jeweilige Landessprache in der Niederlassung sprechen“, sagt Friederike Reichenberger, Executive Vice President Global People Management bei Sixt.
Denn nur so könne der Plan aufgehen, mit den Bewerberinnen und Bewerbern zu telefonieren und Skills zu matchen, anstatt einer Analyse des Lebenslaufs auf eine Eignung hin. Doch Sixt scheint das Fast-Track-Employment nicht nur als schnelle Jobvermittlung zu verstehen, sondern als Rundum-sorglos-Paket. Dafür greift das HR-Team auf ein bereits seit Kriegsausbruch eingerichtetes Spezialisten-Team zurück, das ursprünglich die Mitarbeitenden im Unternehmensstandort in Kiew betreuen und diese dabei unterstützen sollte, nach Deutschland einzureisen. Nun kümmert es sich auch um die Einreise der neuen Talente nach Deutschland, organisiert ihnen eine Unterkunft, hilft bei der Beantragung eines Visums und der Kontaktaufnahme mit Behörden.
Das Team hält zudem Informationsmaterial zu Schulen, Kindergärten und Sprachkursen bereit und hilft den Menschen aus der Ukraine sowie ihrer mitgeflüchteten Familie dabei, eine Krankenversicherung einzurichten. Die neuen Mitarbeitenden können außerdem eine psychologische Beratungshotline rund um die Uhr nutzen – auch in ukrainischer Sprache –, die Sixt ihnen durch eine Kooperation mit dem Beratungsunternehmen Fürstenberg Institut anbietet. Damit sie in Deutschland und im Unternehmen schneller Anschluss finden, gibt es zudem ein „Buddy-Programm“, bei dem freiwillige bestehende Mitarbeitende in engem Kontakt mit den Neuankömmlingen sind und ihnen beispielsweise beim Einkaufen oder der Suche nach Ärzten helfen. Ein herkömmliches Mentorenprogramm beim Onboarding wird also um private Hilfestellungen erweitert. „Für uns war es wichtig zu beachten, dass nicht nur die neuen Mitarbeitenden auf Unterstützung angewiesen sind, sondern auch die mit ihnen eingereisten Personen“, sagt Reichenberger.
Was Unternehmen bei der Einstellung von Geflüchteten aus der Ukraine aus arbeitsrechtlicher Perspektive beachten müssen, lesen Sie hier.
Lena Onderka ist redaktionell verantwortlich für den Bereich Employee Experience & Retention – wozu zum Beispiel auch die Themen BGM und Mitarbeiterbefragung gehören. Auch Themen aus den Bereichen Recruiting, Employer Branding und Diversity betreut sie. Zudem ist sie redaktionelle Ansprechpartnerin für den Deutschen Human Resources Summit.
