Immer mehr Recruiterinnen und Recruiter analysieren ihre Prozesse mithilfe von Kennzahlen. Doch so richtig sicher fühlen sich einige von ihnen noch nicht im Umgang mit den Key Performance Indicators (KPIs) und ihrer Auswertung. Im Rahmen der Personalwirtschafts-Experten-Befragung im Mai wollten wir deshalb von mehr als 40 Spezialistinnen und Spezialisten wissen, worauf es jetzt bei Recruiting-KPIs ankommt. Dafür haben wir sie gefragt, inwieweit die Nutzung von Recruiting-KPIs in den vergangenen Jahren gestiegen ist und warum, sowie welche Kennzahlen am wichtigsten sind (auch im Kosten-Nutzen-Verhältnis).
1. Ein neues Selbstverständnis: HR muss die eigene Rolle anders wahrnehmen
Um den Sinn hinter der Kennzahlenerhebung und deren Analyse zu sehen, bedarf es eines leicht geänderten Selbstverständnisses. Personalerinnen und Personaler müssen sich als strategischer Partner für den Unternehmenserfolg wahrnehmen sowie businessorientiert denken und vorgehen. Laut Anja Seng, Professorin für Personalmanagement an der FOM Hochschule, ist dies bisher zu selten der Fall. “HR ist noch zu wenig strategisch aufgestellt, zu wenig businessorientiert”, sagt Seng. Es sei Zeit, dass Personalerinnen und Personaler ein Verständnis für das Geschäft, den Markt und zukünftige Entwicklungen erlangen.
Denn: “Der Faktor Mitarbeitergewinnung wird auch von den höchsten Entscheidungsträgern in den Unternehmen als kritisch für den Unternehmenserfolg gesehen”, sagt Frank Hensgens, Geschäftsführer bei Indeed Deutschland. Die Führungsetage arbeitet mit Zahlen, möchte auf deren Basis argumentieren und Entscheidungen treffen. Die Personalabteilung muss hierfür Zahlen liefern, am Tisch der Entscheiderinnen und Entscheider Platz nehmen und als Beraterin fungieren.
2. Nur ein stimmiges Konzept sorgt für Erfolg
Daten zu erheben und zu analysieren, ist durch die Digitalisierung einfacher geworden. In den meisten Bewerbermanagement-Systemen ist ein einfaches Reporting integriert. Doch die Daten einfach nur zu sammeln, ist wenig zielführend. Denn so können die KPIs nicht ihre eigentliche Aufgabe erfüllen, können weniger bei der Entscheidungsfindung unterstützen und kreieren stattdessen einen Datenfriedhof. Deshalb sollten sich Personalerinnen und Personaler vor der KPI-Nutzung immer folgende Fragen stellen: Welches Business-Problem haben wir? Welche KPIs brauchen wir, um die darin verwickelten Elemente zu analysieren? So werden die Daten zum einen für ein spezielles Ziel gesammelt und zum anderen leichter zu deuten.
3. Individuelle Kennzahlen: Jedes Unternehmen und jede Stelle erfordert andere KPIs
Da jedes Unternehmen leicht andere Business-Probleme hat, sollten auch die jeweiligen Antworten auf die Frage, welche KPIs nun am wichtigsten sind, voneinander abweichen. Denn nur möglichst passgenaue, auf die hausinternen Prozesse und Bedürfnisse abgestimmte KPIs sind am Ende hilfreich für die Verbesserung der eigenen Arbeitsabläufe. Auch abteilungsintern ist es von Vorteil, unterschiedliche KPIs für verschiedene Situationen und Prozesse zu haben.
So hängt die Wahl der zu verwendenden KPIs unter anderem von der Art der Stelle ab, die besetzt werden soll. Laut Professor Armin Trost von der Hochschule Furthwangen sollte die “Cost-per-Hire” vor allem bei einer einfach zu besetzenden Stelle gemessen werden. Soll hingegen eine Kandidatin für eine Schlüsselrolle gefunden werden, spielen die Kosten keine große Rolle mehr, dafür die Exzellenz der Kandidatin. Je nach Situation werden aussagekräftige KPIs wichtig oder solche, bei denen der Kosten-Nutzen-Faktor im Vordergrund steht. Kennzahlen können zudem an verschiedene Level im Unternehmen angepasst werden. Soll ein globaler Prozess analysiert werden oder ein lokaler oder gar die Arbeit eines einzelnen Recruiters oder einer einzelnen Recruiterin? Das eigene Ziel sollte bei all den Messmöglichkeiten nicht aus den Augen verloren werden.
4. Alles hat mit allem zu tun: KPIs beeinflussen sich gegenseitig
Kennzahlen an sich können zwar eine Information vermitteln, aber mehr Wissen steckt zwischen den einzelnen Zahlen, nämlich in deren möglicher Verbindung. Denn die einzelnen KPIs wirken sich aufeinander aus. So beeinflussen die “Candidate Satisfaction” und die “Time-to-Interview” mutmaßlich die “Offer-Acceptance-Rate” und hängen selbst wohl auch von anderen Kennzahlen ab. Auch wirkt sich die Arbeit von anderen Unternehmensabteilungen, wie beispielsweise des Employer Brandings, sowie die Marktsituation auf die Erfolge beim Recruiting und damit die Kennzahlen aus. “Recruiting muss ganzheitlich gedacht werden”, sagt Frank Kohl-Boas, Leiter Personal und Recht bei der Zeit Verlagsgruppe. Technisch müssen die Daten dafür aus ihren bisherigen Silos in Form von teilweise noch zu sehr abgekapselten Reporting-Systemen geholt werden, sagt HR-Tech-Experte Daniel Mühlbauer. Um die Daten miteinander in Verbindung bringen zu können, muss auch technisch alles so vorbereitet werden, dass eine Korrelationsanalyse der Kennzahlen möglich ist.
5. Den Wald vor lauter Bäumen: Das Potenzial der Kandidaten vor lauter Kennzahlen nicht übersehen
Zahlen können viel messen und damit greifbar machen, doch das ungenutzte Potenzial, das in Bewerbenden steckt, wird damit noch nicht sichtbar. Genau dieses Potenzial gilt es zu identifizieren, wenn trotz der Nutzung von KPIs eine Stelle nicht besetzt werden kann. Dann sollte mittels Eignungsdiagnostik und intensiven Gesprächen mit den Bewerbenden herausgefunden werden, welche grundlegenden Fähigkeiten diese besitzen, sagt Henrik Zaborowski, selbstständiger Recruiting-Experte. “Nur weil ein Mensch einen Job noch nie gemacht hat, heißt das nicht, dass er ihn nicht tun kann”, sagt Zaborowski. “Als Mensch können wir zahlreiche verschiedene Dinge tun. Das muss im Recruiting wieder mehr Aufmerksamkeit erhalten.”
6. Ausprobieren geht über Studieren
Bei der Allianz wird es im Oktober rund 70 Reportingsysteme geben. Sie werden keinesfalls von ausgebildeten Datenexperten ausgewertet, sondern von Recruiterinnen und Recruitern selbst. Das Team habe sich die Arbeit mit den Systemen weitestgehend selbst beigebracht, sagt Dominik Hahn, Global Head of Talent Acquisition. Mithilfe von Youtube- und Linkedin-Videos sowie dem jeweiligen SAP-Guide haben sich die Recruiting-Verantwortlichen in das System hineingefuchst – der Rest sei durch Learning-by-Doing vonstattengegangen, durch bloßes Ausprobieren. Diese lockere Einstellung kann auch dabei helfen, KPIs wieder über Bord zu werfen, wenn sie doch nicht so aussagekräftig für das festgelegte Businessziel sind. Joachim Diercks, Geschäftsführer von Cyquest, empfiehlt, sich bei der KPI-Nutzung zu entkrampfen. “Den Idealzustand erreicht man auch durch Analysen und Messungen nicht”, sagt Diercks. “Graduale Verbesserungen sind oft schon viel wert.“
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Lena Onderka ist redaktionell verantwortlich für den Bereich Employee Experience & Retention – wozu zum Beispiel auch die Themen BGM und Mitarbeiterbefragung gehören. Auch Themen aus den Bereichen Recruiting, Employer Branding und Diversity betreut sie. Zudem ist sie redaktionelle Ansprechpartnerin für den Deutschen Human Resources Summit.