Ein gesundes Essen trägt zum Wohlbefinden bei und sorgt dafür, dass sich Menschen besser konzentrieren und energievoll arbeiten können. Gewähren Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Essenszuschuss, ist das nicht nur ein Gehaltsextra, sondern sie zeigen damit auch Wertschätzung und fördern die gesunde Ernährung der Mitarbeitenden.. Essenszuschüsse tragen zudem zur Motivation der Mitarbeitenden bei. Das wiederum kann auch die Arbeitgebermarke positiv beeinflussen.
Mit einem Essenszuschuss übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für ein Essen während der Arbeitszeit teilweise oder sogar komplett. Generell gilt ein Zuschuss – sofern Arbeits- oder Tarifvertrag es nicht anders regeln – als freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers. Die Mitarbeitenden haben darauf keinen Anspruch.
Steuerliche Regelungen beachten
Bei der Gewährung eines Essensgeldzuschusses müssen Arbeitgeber einige Vorschriften beachten.
Zum einen gibt es den amtlichen Sachbezugswert für Verpflegung. Dieser wird in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 2 Abs. 1) geregelt und jährlich angepasst. Die Höhe orientiert sich an den Verbraucherpreisen. Er liegt im Jahr 2024 bei 4,13 Euro für ein Mittag- oder Abendessen und 2,17 Euro für ein Frühstück. Diese Sachbezüge sind steuer- und abgabenpflichtig, können aber unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein.
Zum anderen kann ein Arbeitgeber für jeden Arbeitstag einen steuer- und sozialversicherungsfreien Essenszuschuss gewähren. Dieser Zuschuss darf bis zu 3,10 Euro betragen. Diesen kann er entweder anstelle des Sachbezugswerts leisten oder zusätzlich zu diesem. Gewährt der Arbeitgeberbeides, summiert sich der mögliche Zuschuss für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter auf 7,23 Euro (4,13 Euro plus 3,10 Euro) täglich. Der Tageszuschuss kann auf mehrere Mahlzeiten – etwa Kaffee und Lunch – innerhalb der maximalen Erstattung aufgeteilt werden.
Info
Übersicht: Folgende Regeln gelten für Essenszuschüsse:
- Der Zuschuss gilt nur für Mahlzeiten, die die Mitarbeitenden unmittelbar während ihrer Pause verzehren, sei es eine fertige Mahlzeit oder einzeln gekaufte Lebensmittel.
- Alkoholische Getränke und Tabakwaren dürfen nicht bezuschusst werden.
- Der Zuschuss darf nur für Mahlzeiten an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt werden, nicht an Urlaubs- oder Krankheitstagen.
- Auch während Dienstreisen darf kein Essenszuschuss gewährt werden, da Mitarbeitende etwaige Ansprüche über Spesen abrechnen können.
- Der Zuschuss des Arbeitgebers darf nicht über dem tatsächlichen Preis des Essens liegen.
- Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die Unterlagen zum Nachweis der Aufwendungen sechs Jahre lang aufbewahren.
Steuerfreiheit nur bei schriftlicher Vereinbarung
Zuzahlungen zur Verpflegung können Unternehmen zusätzlich zum regulären Lohn zahlen. In diesem Fall können Mitarbeitende auf einen Teil ihres Gehalts verzichten und dafür das Benefit erhalten. Damit die Beschäftigten dabei von einem Steuervorteil profitieren, muss diese Entgeltumwandlung im Arbeitsvertrag oder einer Ergänzungsvereinbarung geregelt sein. Darin sollte festgehalten sein, wie hoch die Zuschüsse sind und wie oft der Arbeitgeber sie gewährt. Ist die Entgeltumwandlung nicht im Arbeitsvertrag geregelt, wird der Wert der Essensmarken zum Arbeitsentgelt hinzugerechnet und somit versteuert.
Die Zuschüsse dürfen Arbeitgeber nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewähren, also nicht an Krankheits-, Urlaubs- oder sonstigen freien Tagen. Somit muss der Arbeitgeber die Abwesenheitstage feststellen. Diese Pflicht entfällt, falls er maximal 15 Zuschüsse pro Kalendermonat gewährt.
Essenszuschuss steuerfrei gewähren
Damit Talente von der Steuerfreiheit profitieren, müssen sie einen Eigenanteil leisten, der mindestens die Höhe des Sachbezugswerts erreicht (4,13 Euro). Liegt der Eigenanteil unter dem Sachbezugswert, muss der Arbeitgeber den Differenzbetrag pauschal mit 25 Prozent sozialversicherungsfrei versteuern.
Der Essenszuschuss ist immer nur bis zu einer Höhe von 7,23 Euro pro Arbeitstag steuer- und sozialversicherungsfrei.
Bei der Berechnung legt der Gesetzgeber den tatsächlichen Rechnungsbetrag für die Mahlzeit zugrunde (§2 Abs. 5 SvEV). Somit ist der Sachbezugswert von 4,13 Euro um den von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter gezahlten Eigenbeitrag zu mindern (siehe Kasten mit Beispielrechnungen). Den Restbetrag muss der Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuern. Das heißt, es fallen Steuern zwischen 0 und 1,03 Euro an.
Info
Beispiele zum Essenszuschuss
- Die Mahlzeit einer Mitarbeiterin kostet 12 Euro. Der Arbeitgeber bezuschusst das Essen mit dem Maximalwert von 7,23 Euro, die Mitarbeiterin zahlt einen Eigenanteil von 4,77 Euro. Dieser überschreitet den Sachbezugswert von 4,13 Euro. Somit bleibt der Zuschuss steuerfrei.
- Das Mittagessen eines Arbeitnehmers kostet 8,50 Euro. Der Arbeitgeber leistet einen Zuschuss in Höhe von 7,23 Euro, der Mitarbeiterzahlt einen Eigenanteil von 1,27 Euro. Da dieser Eigenanteil den Sachbezugswert von 4,13 Euro nicht erreicht, sind die verbleibenden 2,86 Euro (4,13 Euro minus 1,27 Euro) pauschal zu versteuern. Der Betrag von 4,37 Euro (3,10 Euro plus 1,27 Euro) bleibt steuerfrei.
- Ein Beschäftigter kauft sich ein Mittagessen für 4,20 Euro. Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss in dieser Höhe, der Mitarbeiter leistet somit keinen Eigenanteil. In diesem Fall sind 4,13 Euro pauschal zu versteuern, der Zuschlag von 0,07 Euro (4,20 Euro minus 4,13 Euro) bleibt steuerfrei.
Verschiedene Auszahlungswege
Arbeitgeber haben mehrere Möglichkeiten, den Essenszuschuss zu gewähren:
- Bezuschusste Mahlzeiten in der Kantine
Gibt es im Unternehmen eine Kantine, kann der Arbeitgeber dort vergünstigte Mahlzeiten anbieten. Das heißt, der Preis der Kantinenmahlzeit wird im Vorfeld um die Höhe des Essenszuschusses gemindert. Wie viel das Essen für die Mitarbeitenden kosten soll, können Arbeitgeber oder Kantinenbetreiber festlegen. Die Mitarbeitenden können die bezuschusste Mahlzeit direkt vor Ort erwerben.
- Papiergutscheine für Mittagessen oder Snack
Eine andere Möglichkeit ist, den Mitarbeitenden Papiergutscheine auszugeben, mit denen sie bei bestimmten Restaurants und Supermärkten Essen kaufen können. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden frei entscheiden können, was und wo sie mit dem Gutschein kaufen möchten. Allerdings ist der Aufwand für den Arbeitgeber hoch, da die Gutscheine erstellt und monatlich neu ausgegeben werden müssen. Außerdem ist es für den Arbeitgeber schwierig, sicherzustellen, dass die Gutscheine nur einmal pro Tag und nur für zuschussfähige Lebensmittel verwendet werden. Das ist aber wichtig für eine eventuelle Betriebsprüfung. Zudem kann es bei Papiergutscheinen passieren, dass die Mitarbeitenden sie nicht einlösen und die Gutscheine verfallen, womit auch der Benefit hinfällig ist.
- Digitale Guthabenkarten
Im Gegensatz zu Papiergutscheinen haben wiederaufladbare Guthabenkarten den Vorteil, dass der Arbeitgeber sie nur einmal an seine Beschäftigten ausgeben muss und dann immer wieder aufladen kann. Da sie in ein digitales Abrechnungssystem eingebunden sind, ist sichergestellt, dass nicht mehrmals täglich Essensgeldzuschüsse abgerechnet werden können. Für die Mitarbeitenden bieten solche Karten viel Flexibilität: Sie können das Guthaben an verschiedenen Stelleneinlösen. Die Abrechnung erfolgt am Monatsende. Dann verrechnet der Arbeitgeber das Guthaben mit dem tatsächlich angefallenen Konsum und den davon erstattungsfähigen Beträgen und kann mit der nächsten Gehaltsabrechnung Eigenanteile des Arbeitnehmers sowie die Lohnsteuer einbehalten.
- Nachträgliche Erstattungen
Darüber hinaus ist es möglich, dass Arbeitgeber den Mitarbeitenden die Kosten für Mahlzeiten nachträglich erstatten, indem die Beschäftigten Rechnungen einreichen. Diese können von Restaurants, Imbissstuben, Lieferdiensten und Supermärkten sein, was den Mitarbeitenden viel Flexibilität bietet. Für den Arbeitgeber ist der Verwaltungsaufwand hoch, allerdings ist bei dieser Variante sichergestellt, dass wirklich nur Kosten erstattet werden, die den Regelungen entsprechen. Eine App kann den Verwaltungsaufwand minimieren und automatisch sicherstellen, dass der Essensgeldzuschuss korrekt angewendet wird, sofern die App die eingereichten Belege auf ihre Erstattungsfähigkeit überprüft.
Fazit
Der Essenszuschuss bietet für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer die genannten Vorteile. Zusätzlich zahlt er auf den Teamzusammenhalt ein, sofern es gelingt, dass die Beschäftigten ihre Mittagspause gemeinsam verbringen. Doch in jedem Fall sollten Arbeitgeber – wie bei jedem Benefit – die für sie und die Mitarbeitenden passende Lösung heraussuchen.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das Magazin "Comp & Ben". Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.
